合同管理和印章管理是很多大型企业都面临的难题,例如签约用印时间长、审批通过合同用印时被篡改、合同被代签等风险令企业防不胜防,给企业的经营管理带来了巨大挑战。面对同样的问题,蓝光该如何应对?是采用传统思维加强制度建设和培训,高压严打,还是另辟蹊径,通过技术方案解决?

  针对上述问题,2018年现代服务业集团提出了建设电子合同系统这一解决方案,并于2019年4月份实现部分功能成功上线。

  具体来说,电子合同是以数据电文为载体,并利用电子通信手段设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。经过电子签名的电子合同,与手签或盖章的纸质合同具有同等法律效力。

  一期系统涵盖劳动合同、附属资源(场地租赁、广告位经营等合同)、生活家业务(供应商合同)、房屋经纪等四个业务场景,通过实名认证(含个人及企业)、签署意愿校验、数字证书、时间戳、区块链等技术的应用,实现了合同的在线录入、发起审批、合同内容校验、多方同步在线签署、标准合同一键批量用印、自动归档建立台账、查看下载,以及电子印章的在线监控等功能,并可对接司法鉴证,增加证据效力,降低诉讼风险。

  二期根据一期推行情况,将电子合同向其他标准合同的业务场景继续推行,同时实现所有职能的合同一站式管理,并与项目管理、数字化风控系统实现对接打通,信息同步。

  三期将在各业务场景全面推行电子合同,并实现标准合同的标准内容自动回填、自动校验审核等智能化升级。

  电子合同系统上线后,告别了传统的“甲方盖章-邮寄乙方-乙方盖章-邮寄返还甲方”的签约模式,大大节省了经办人员的时间和精力,也省去了印章管理员进行用印文件一致性核对的工作,每年的快递费用、打印耗材、档案存管、人力成本等各种成本支出都将得到极大节省。在管理上,例如审批通过合同被篡改、合同被假冒代签、合同原件丢失等管理风险都将得到彻底解决。

  目前电子合同系统的一期已成功上线,虽然一期系统仅包含劳动合同等四个业务场景,一些功能还有很多优化空间,但已创立了标准合同和非标准合同两大逻辑,为实现电子合同的全面推广应用奠定了基础,在公司行政、澳门皇冠人力等各职能中心的大力配合下,一期电子合同系统的推广应用已在公司全面展开。

  2019年4月3日,国务院审议通过《电子签名法》修正草案,决定提请全国人大常委会审议,其中修改建议包括“允许在办理土地、房屋等转移登记时使用电子文书”,这意味着理论上电子合同在整个房地产、物业行业各类合同的应用上将不再存在任何法律障碍。

  事实上,行业中像万科、绿地、恒大等标杆企业也在近一两年内陆续启动建设或已经应用了电子合同系统。

  从2018年开始,国务院、各级政府在推进优化营商环境改革中,也在大力支持通过电子签章、电子合同的方式实现降本增效。电子签章、电子合同的推广应用成为一大趋势。

  在面临行业竞争加剧,公司规模爆发式增长的当下,蓝光需要考虑更多的像电子合同系统这样一些能够解决管理痛点,实现降本增效的科技化信息化手段,除了集团信息技术部门的支持外,需要各职能部门从业务实践出发,进行更多的思考和创新,以保证在激烈的竞争中增强蓝光的竞争优势。